Hoe een evenement organiseren?

Events komen in alle geuren en kleuren: nieuwjaarsfeesten, kerstfeesten, seminars, beurzen, en noem maar op. Om een onvergetelijk evenement te organiseren heb je een gezonde mix van creativiteit en planmatigheid nodig. Wij kunnen je alvast op weg helpen om heel planmatig te werk te gaan met onze checklist.

1. Niet ieder event vraagt om hetzelfde plan van aanpak
2. Ontwerp jouw ideale event
3. Zoek de perfecte locatie
4. Leg het programma vast
5. Zorg voor een onvergetelijke ervaring
6. Maak een draaiboek
7. Marketing

Stap 1: Niet ieder event vraagt om hetzelfde plan van aanpak

Het spreekt voor zich dat alles begint met het definiëren van je evenement . Een klein privé-evenement is een volledig ander verhaal dan een grootschalig zakelijk event.

Stel jezelf deze 2 vragen:

• Wat is het doel van mijn event?
• Wie is mijn doelpubliek?

Neem je tijd om je doelstelling en je doelpubliek goed te definiëren, want deze vormen het fundament van je event.

Stap 2: Ontwerp jouw ideale event

Je hebt de 2 belangrijkste vragen al gedetailleerd beantwoord. Nu is het tijd om je creativiteit de vrije loop te laten gaan en te bepalen hoe jouw event eruit zal zien .

Of toch bijna!

Voordat je de Burj Khalifah afhuurt en een arsenaal vuurwerk bestelt, moet je natuurlijk eerst het budget vastleggen. Het budget wordt dan min of meer de omkadering waarbinnen je creatief kunt zijn.

• Hoeveel mensen nodig je uit?
• Wanneer zal je event doorgaan?
• Uit welke sessies of activiteiten zal je event bestaan?
• ...

Om deze vragen te kunnen beantwoorden is het wel belangrijk om met één variabele zeer goed rekening te houden: de locatie .

Stap 3: Zoek de perfecte locatie

De locatie maakt of kraakt jouw event. Het is niet alleen de eerste indruk die je gasten zullen krijgen van je event, maar het is ook de fysieke omkadering waarbinnen je hele creatieve plan moet kunnen worden uitgewerkt. Hoeveel gasten wil je uitnodigen? Wat moet er allemaal voorzien worden op je eventlocatie? Heb je podia nodig? Heb je schermen nodig? …

Eerste indruk

Je kunt slechts één keer een eerste indruk maken. En daarbij speelt jouw locatie een gigantische rol. Kies een locatie die de aandacht trekt . Zo kun je zelfs twijfelaars overtuigen om toch af te zakken naar jouw event.

Maar vooral ook het interieur en de aanwezige faciliteiten zijn van belang: Zijn er voldoende toiletten? Zijn de toiletten proper? Is er een vestiaire voorzien? …

Een originele locatie is dus nog geen garantie op succes. Je wil ook een kraaknet gebouw met voldoende voorzieningen . En als je daar dan nog eens een warm ontvangst aan toevoegt, dan kan de avond (bijna) niet meer stuk!

Size matters

Het spreekt voor zich: je moet genoeg ruimte hebben om al je gasten comfortabel te ontvangen. Maar het is ook belangrijk dat je rekening houdt met verschillende opstellingen van de ruimte. Kunnen er bijvoorbeeld ook genoeg tafels en stoelen voorzien worden voor het aantal genodigden?

Of misschien zoek je wel een locatie met verschillende ruimtes die je dan voor verschillende activiteiten kunt indelen. Door te kiezen voor verschillende ruimtes, kun je je event tussendoor wat frisse wind geven. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen om de ontvangst in een andere ruimte te organiseren dan waar de hoofdactiviteit plaatsvindt.

Bereikbaarheid

Naar een event gaan is altijd wat spannend. Gun je gasten dan ook de nodige gemoedsrust vooraf zodat ze ontspannen aan het event kunnen deelnemen.

Kies daarom een eventlocatie die makkelijk te bereiken is. En zorg ook dat je gasten dichtbij kunnen parkeren op een ruime parking . Niks zorgt voor meer stress dan eindeloos op zoek te moeten gaan naar een vrije parkeerplaats ergens in een donkere zijstraat waar je dan nog eens moet betalen.

Is het niet mogelijk om een parking dicht bij je locatie te vinden? Dan kun je er ook voor kiezen om eventueel met een shuttledienst te werken.

Audiovisuele apparatuur

Komen er gastsprekers langs? Wil je de ruimte kleuren met muziek of verlichting? Moet je iets afspelen vanaf je laptop? Zorg dat je de juiste audiovisuele ondersteuning hebt voor jouw event: schermen, speakers, microfoons, podia, spotlights, …

Mag het allemaal wat grootschaliger, dan kies je best om te werken met een gespecialiseerde technische crew . Idealiter is er dan ook een technische ruimte ter beschikking waar de crewleden hun materiaal kunnen plaatsen en afgezonderd kunnen werken.

Begin tijdig aan je zoektocht

Het leven is aan de rappen! Als je de ideale eventlocatie hebt gevonden dan mag je er zeker van zijn dat er nog enkele partijen hetzelfde idee hebben. Is je event gepland in een drukke eventperiode? Dan moet je er zeker 10 tot 12 maanden op voorhand bij zijn.

Stap 4: Leg het programma vast

Als je klaar bent met de grote denkoefening om je event te organiseren, kun je beginnen met alles op papier te zetten. Hierbij ga je chronologisch te werk: met andere woorden, je legt het programma vast. Dit is niet enkel handig voor jezelf, maar ook voor je gasten. Orde en structuur zorgen nu eenmaal voor gemoedsrust .

Het programma, en in welke mate die gedetailleerd moet zijn, hangt natuurlijk sterk samen met het doel van jouw event . Een amusant bedrijfsfeestje onder collega’s vraagt nu eenmaal minder voorbereiding dan een beurs, infoavond of panelsessie.

Houd vooral rekening met volgende zaken:

Laat genoeg ademruimte aan het begin van je event. Start je event bijvoorbeeld met een verwelkomingsdrink. Wie op tijd komt kan wat socializen en de sfeer opsnuiven, wie wat later komt hoeft zich niet te generen.

Pauzes zijn je vriend , niet je vijand. Het heeft geen zin om alles vol te plannen, dat zorgt enkel maar voor spanning en onvolledige boodschappen. Door tijdig pauzes in te lassen, met eventueel een hapje en een drankje, kun je de aandacht van je gasten volop behouden. Zo kunnen ze tussendoor ook de belangrijkste topics nog eens onder elkaar bespreken.

Zorg voor een goede afronding . Bij een informatief event vat je best nog eens alle belangrijkste punten samen voordat de mensen vertrekken. Bovendien kan het ook interessant zijn om af te sluiten met een netwerkborrel. Zo kunnen de mensen het hele event nog eens nabespreken met gelijkgestemden.

Stap 5: Zorg voor een onvergetelijke ervaring

De locatie is belangrijk. Maar een zaal zonder aankleding is als een café zonder drank: levenloos. En over drank gesproken: niets maakt ons vrolijker dan lekker eten en drinken… liefde gaat nu eenmaal door de maag!

Decoratie

Door je locatie te decoreren creëer je een stemming . En door je gasten in de juiste stemming te brengen, maak je ze vatbaarder voor de boodschap en doelstelling van je event.

Maar let op met overdreven decoratie want decoratie leidt af. Het zou zomaar eens kunnen dat de aandacht van je gasten verloren gaat omdat er te veel afleiding is.

Extravagante decoratie is dan ook vooral interessant voor events waar de boodschap ondergeschikt is aan de ervaring, zoals feestjes.

Catering

Wie houdt er niet van lekker eten? Sommige soorten voedsel zorgen ervoor dat er dopamine vrijkomt in ons brein. En dopamine is een van de gelukshormonen in ons lichaam. Met andere woorden, enkel maar positieve associaties .

Maar je locatie moet er natuurlijk ook op voorzien zijn. In een keuken kan het er vaak druk aan toegaan, en een goede mise-en-place vraagt veel werkruimte. Zorg dan ook voor voldoende ruimte en toestellen voor het bereiden van die heerlijke hapjes en dat lekkere eten.

Bar

Bij een krachtig evenement hoort natuurlijk een goedgevulde bar. Zorg voor een gevarieerd aanbod aan zowel alcoholische als non-alcoholische dranken, in het juiste bijhorende glas. Zo is er voor elk wat wils. En vergeet ook zeker niet om je dranken tijdig te koelen : niemand drinkt graag een warme pint of cola. Verwacht je veel volk, dan is een koelcel ook een must!

Als er wordt gedronken, dan wordt er ook gemorst. Daarom kun je er best voor zorgen dat er genoeg schotelvodden en handdoeken aanwezig zijn om alles weer op te kuisen. Een plakkerige vloer of tafel is niet aangenaam.

Voorzie ook zeker voldoende barmedewerkers . Niets zo vervelend als lang moeten wachten op je favoriete drankje. Om glazen sneller gereinigd te krijgen of om wat te besparen op barpersoneel kan een vaatwasmachine natuurlijk ook wonderen doen.

Stap 6: Maak een draaiboek

Het is je ondertussen waarschijnlijk al duidelijk geworden: er komt veel kijken bij de organisatie van het ideale event. Daarom is het belangrijk om een draaiboek te maken voor je event. In dit draaiboek omschrijf je het hele proces van opbouw tot afbouw, en je geeft aan wie voor wat verantwoordelijk is.

Een draaiboek is doorgaans een simpel Excel-bestand waar volgende punten in worden opgenomen:

• Opbouw : Wat moet er worden voorzien (podia, beursstanden, …)? Tegen wanneer? Door wie?
• Event : Hoe zal je event verlopen? Welke sessie/activiteit gebeurt wanneer? Welke acts/gastsprekers komen langs?
• Afbouw : Wat je hebt opgebouwd, zal je ook weer moeten (laten) afbouwen.
• Callsheet : Welke organisaties moet je allemaal opbellen voor opbouw/event/afbouw? Noteer ze hier.
• Verantwoordelijkheden : Maak een lijst op van alle personen die meewerken aan de organisatie van je event en definieer hun verantwoordelijkheden. Wie kijkt voor de catering? Wie belt de firma’s op voor de op- en afbouw? …

Het draaiboek zorgt voor een vlekkeloze communicatie tussen het hele eventteam en zorgt ervoor dat je het event met een gerust hart kunt laten starten.

Stap 7: Marketing

Je event is nu tot in de puntjes vastgelegd. Proficiat! Maar zonder gasten sta je natuurlijk nergens. Vergeet dan ook niet om evenveel energie te stoppen in het aantrekken van je gasten als in de organisatie zelf! Begin dus tijdig met je marketingplannen en zorg voor meerdere touchpoints.

Vooraf

Er zijn tegenwoordig tal van kanalen waarmee je gasten kunt uitnodigen: telefoon, mail, flyers, social media, … Houd altijd je gewenste doelpubliek voor ogen bij het kiezen van je kanaal en je boodschap.

Wees ook niet bang om verschillende kanalen in te zetten en om je gasten meermaals te porren met verschillende soorten content. En begin ruim op tijd met je gasten warm te maken voor het event.

Tijdens

Maar je marketingplannen mogen niet stoppen wanneer je event begint! Eventmarketing gaat evenzeer over het sturen van de beleving van je gasten tijdens het event.

Branding

Zorg ervoor dat er een duidelijke branding is van je bedrijf. Maak bijvoorbeeld gebruik van signalisatie aan de ingang. Dit zorgt er niet enkel voor dat mensen eenvoudig de weg vinden, maar het zorgt ook voor herkenbaarheid. En zo start je event zelfs al voordat de mensen binnen zijn.

Ook gadgets doen het altijd goed. Enerzijds vinden je gasten het superfijn om iets gratis te krijgen, anderzijds geef je hun ook iets tastbaars (met jullie branding op) waardoor jullie top-of-mind blijven.

Fotografie

Events zijn dé gelegenheid bij uitstek om foto’s te nemen: iedereen is piekfijn uitgedost en de sfeer zit er goed in. Deze sfeerbeelden zijn leuk als herinnering voor de aanwezige gasten maar kun je bijvoorbeeld ook inzetten om je event van volgend jaar aan te kondigen.

Ambassadeurs

Bovendien loopt je event vol met mensen die zich amuseren. Stimuleer hen dan ook om dat goed gevoel te delen met hun (sociale) netwerken . Jouw gasten zijn de beste marketeers die er kunnen voor zorgen dat je event nog lang blijft nazinderen!

Achteraf

En ook wanneer het event is afgelopen, is er genoeg te vertellen. Zo kun je je gasten bijvoorbeeld een opvolgingsmail opsturen om hen te bedanken voor hun aanwezigheid en misschien kun je ook vragen wat ze ervan vonden.

Werden er foto’s of video’s genomen? Dan kun je toffe aftermovies maken. Deze zullen gegarandeerd ook gedeeld worden door de aanwezigen: mensen zien zichzelf nu eenmaal graag terug op het scherm.